強化流程管控 構建長(cháng)效機制——河南郵政推動(dòng)業(yè)務(wù)外包規范化管理實(shí)踐
作者：中國郵政報記者 賈紅偉 通訊員 王振濤來(lái)源:中國郵政報發(fā)布時(shí)間：2024-02-28
2023年以來(lái)，針對集團公司外包專(zhuān)項巡視發(fā)現的問(wèn)題和專(zhuān)項整治工作要求，河南省郵政分公司結合本省實(shí)際，以效率提升、流程優(yōu)化、企業(yè)增效為目標，研究制定《業(yè)務(wù)外包實(shí)施細則》，明確職責分工，強化流程控制，加快構建外包規范化管理長(cháng)效機制，變“專(zhuān)項行動(dòng)”為“常態(tài)監管”，實(shí)現業(yè)務(wù)外包全過(guò)程閉環(huán)管理。
截至2023年12月，河南郵政外包專(zhuān)項整治成本壓降3.65億元，壓降比例達16.64％，超集團公司下達目標0.23個(gè)百分點(diǎn)；助推全省郵政寄遞業(yè)務(wù)五大環(huán)節成本全部實(shí)現壓降，累計壓降成本達4.91億元，總體件均成本降幅為7.33％，其中收寄、內部處理、投遞3個(gè)環(huán)節外包平均單價(jià)水平均居全國郵政前4位。
成立工作專(zhuān)班 提升審批效率
“外包勞動(dòng)定額高于省分公司核定標準，企業(yè)自有人員勞動(dòng)定額也均達標。但方案中沒(méi)有明確超定員人員的具體安置分流情況，需要予以補充完善?！?/p>
“設備配備及利用率情況還有些不全面，缺少擺輪的利用率情況?！?/p>
“服務(wù)質(zhì)量?jì)热莘弦幏稑藴?，無(wú)異議?！?/p>
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這是日前由河南省分公司業(yè)務(wù)外包工作專(zhuān)班牽頭召開(kāi)的一次聯(lián)席會(huì )議，會(huì )議對《漯河市分公司郵區中心內部處理環(huán)節業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案》進(jìn)行審核。這樣的聯(lián)席會(huì )議，基本上每周都要召開(kāi)，業(yè)務(wù)急需時(shí)隨時(shí)召開(kāi)。
一項業(yè)務(wù)外包，往往涉及多個(gè)部門(mén)、多個(gè)環(huán)節。由于各部門(mén)缺乏整體統籌、各環(huán)節缺少銜接管控等原因，造成外包項目推進(jìn)難、問(wèn)題多，難點(diǎn)、斷點(diǎn)、堵點(diǎn)層出不窮。為進(jìn)一步規范管理，解決業(yè)務(wù)外包存在的審批多頭管理、審核久拖不決等問(wèn)題，經(jīng)過(guò)深入研討并結合本省實(shí)際，2023年6月，河南省分公司出臺《業(yè)務(wù)外包實(shí)施細則》，從職責分工、流程與控制、服務(wù)安全、獎勵與違規問(wèn)責等方面建章立制，使外包管理有章可循、有規可依。
依據實(shí)施細則，河南省分公司強化組織領(lǐng)導，構建管理架構，成立了業(yè)務(wù)外包工作領(lǐng)導小組和業(yè)務(wù)外包工作專(zhuān)班。領(lǐng)導小組由省分公司總經(jīng)理任組長(cháng)，分管副總經(jīng)理任副組長(cháng)；工作專(zhuān)班由省分公司財務(wù)部統籌，承擔牽頭抓總、統籌協(xié)調、指導督促、監督考核職責。設立省、市兩級業(yè)務(wù)外包工作專(zhuān)班，加強專(zhuān)班人員配備，在總編制范圍內調劑增設外包管理專(zhuān)崗，明確專(zhuān)兼職人員，壓緊壓實(shí)各部門(mén)、各單位外包管理責任，做到事事有人管、項項有人盯、環(huán)環(huán)有人控。
業(yè)務(wù)外包工作專(zhuān)班的成立，改變了原來(lái)各外包需求單位向多個(gè)業(yè)務(wù)主管部門(mén)提交需求方案的流程，由工作專(zhuān)班統一受理，并對方案內容進(jìn)行初審，初審通過(guò)后再提交各相關(guān)部門(mén)審核。對部門(mén)意見(jiàn)沖突、問(wèn)題類(lèi)型較多的外包方案，由工作專(zhuān)班組織召集聯(lián)席會(huì )議進(jìn)行研究解決。
截至2023年底，河南省分公司業(yè)務(wù)外包工作專(zhuān)班協(xié)同相關(guān)部門(mén)先后出臺了40余項業(yè)務(wù)外包相關(guān)制度，重新梳理了各相關(guān)部門(mén)職責及工作流程，設計了業(yè)務(wù)外包項目流程控制圖，完善了業(yè)務(wù)外包管理監督、獎懲等機制，明確了業(yè)務(wù)外包由誰(shuí)管、管什么、如何管、誰(shuí)考核、考核誰(shuí)等，使得外包項目有人審、問(wèn)題有人管、工作有人促，從根本上提升了外包管理的規范化水平。目前，審核業(yè)務(wù)外包項目申請179份，期限內辦結率96.01％，有效提高了外包方案審批效率和質(zhì)量。
創(chuàng )建管控工具 實(shí)現源頭治理
河南省分公司在推進(jìn)業(yè)務(wù)外包工作中，堅持問(wèn)題導向，通過(guò)建立錯層監督考核體系、預算執行分析通報機制、單價(jià)分析體系、項目管理臺賬等，從源頭上實(shí)現外包規范化管理。
建立外包管理錯層監督考核體系，強化常態(tài)監管。河南郵政把外包管理作為“一把手工程”，納入各單位戰略績(jì)效考核。制定并下發(fā)業(yè)務(wù)外包日常管理考核辦法，將外包費壓降目標、預算偏離度、效率指標、外包方案審核、重點(diǎn)工作推進(jìn)以及巡視巡察、審計發(fā)現外包存在問(wèn)題等作為重點(diǎn)內容，突出對各部門(mén)、各單位及關(guān)鍵崗位考核，形成一級抓一級、層層抓落實(shí)的外包管理格局。
建立預算執行分析通報機制，以預算硬約束強化預算引領(lǐng)。河南郵政完善外包費用零基預算模型，優(yōu)化預算編制流程，及時(shí)下達企業(yè)年度預算和分條線(xiàn)、分環(huán)節外包預算。要求各單位將外包費年預算分解到月，并按月通報預算執行情況，對費用增長(cháng)異常、預算執行偏差較大等行為實(shí)行黃色、紅色兩級預警管理，被預警單位要立即對預警事項進(jìn)行分析，查找問(wèn)題原因，制定整改措施。因超預算被紅色預警的，省分公司暫緩對其外包費資金的支付。
建立業(yè)務(wù)外包單價(jià)分析體系，讓數據“會(huì )說(shuō)話(huà)”。河南郵政以“三把尺子”開(kāi)展外包數據分析，分環(huán)節、分單位監督管控業(yè)務(wù)量變動(dòng)有無(wú)異常、費用壓降比例是否達標、成本列賬是否完整規范等。對業(yè)務(wù)外包成本壓降推進(jìn)力度不足的單位和環(huán)節，以月度通報或督辦等形式，督促、指導其對存在問(wèn)題深刻剖析原因，明確整改時(shí)限，確保實(shí)現外包壓降目標。
建立業(yè)務(wù)外包項目管理臺賬，落實(shí)“四個(gè)到人”。河南郵政以外包專(zhuān)項整治臺賬為基礎，建立涵蓋需求、合同、預算、業(yè)務(wù)量、外包費用、壓降管理等關(guān)鍵信息的業(yè)務(wù)外包項目管理臺賬，責任到人、任務(wù)到人、目標到人、考核到人，實(shí)現對全省郵政所有外包項目、外包合同的全覆蓋管控。同時(shí)實(shí)行臺賬上報管理機制，經(jīng)工作專(zhuān)班初審后，發(fā)送各業(yè)務(wù)主管、職能部門(mén)相互借鑒、取長(cháng)補短，逐步形成橫向協(xié)同、縱向貫通的日常外包項目管理臺賬工作機制。
“創(chuàng )建管控工具，就是要對業(yè)務(wù)外包工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行精準定位、靶向施策，有效防范各種風(fēng)險隱患，以長(cháng)效機制實(shí)現規范化管理?！焙幽鲜》止究偨?jīng)理、業(yè)務(wù)外包工作領(lǐng)導小組組長(cháng)熊勇武說(shuō)。
聚焦生產(chǎn)效能 助推降本增效
業(yè)務(wù)外包作為一種新型經(jīng)營(yíng)策略，是企業(yè)集中有限的資源和能力，專(zhuān)注核心業(yè)務(wù)、提高資源利用率、提升市場(chǎng)競爭力的有效手段。因此，按照郵政企業(yè)勞動(dòng)定額標準、人均處理效率目標等核心指標，以“三把尺子”對標對表，嚴把業(yè)務(wù)外包范圍、需求和價(jià)格等關(guān)鍵要素，深挖自有資源，推進(jìn)流程優(yōu)化、效能提升，成為河南省分公司推動(dòng)郵政業(yè)務(wù)尤其是寄遞業(yè)務(wù)降本增效的重要“利器”。
依據集團公司規定及《業(yè)務(wù)外包實(shí)施細則》，河南省分公司明確規定核心業(yè)務(wù)環(huán)節不得外包、外包單價(jià)高于自營(yíng)單價(jià)不得外包、企業(yè)自有資源挖潛不夠不得外包、生產(chǎn)支撐能力能夠滿(mǎn)足業(yè)務(wù)發(fā)展需要不得外包。編制業(yè)務(wù)外包項目實(shí)施方案，必須包含需求分析、成本分析、規范標準等。對于外包單價(jià)高于自營(yíng)單價(jià)、本地區行業(yè)單價(jià)和同類(lèi)省最優(yōu)單價(jià)中任何一項的外包方案，外包專(zhuān)班和業(yè)務(wù)主管部門(mén)不得審核通過(guò)，采購部門(mén)不得實(shí)施采購。
鄭州郵區中心聚焦生產(chǎn)效能，按照專(zhuān)項整治要求全面梳理內部處理作業(yè)流程，厘清業(yè)務(wù)外包作業(yè)界面，深挖自有人員定額達標，科學(xué)合理劃分外包作業(yè)標段，運用定價(jià)模型合理確定外包上限控制單價(jià)。通過(guò)公開(kāi)招標，內部處理外包平均單價(jià)較上一年壓降0.09元／件，累計實(shí)現外包費壓降8600余萬(wàn)元。
南陽(yáng)市郵政分公司聚焦投遞能力不足導致的時(shí)限壓力大、投遞成本高等問(wèn)題，通過(guò)合同期內議價(jià)、建設郵政自提點(diǎn)、復用社會(huì )驛站、推行甩點(diǎn)直投等提高支撐能力，將快遞包裹轉自提占比提升至87.40％，甩點(diǎn)直投占比提升至42.97％，有效緩解了投遞壓力，投遞時(shí)限質(zhì)量顯著(zhù)提高，特快和快包及時(shí)妥投率分別達到97.98％、99.87％，推動(dòng)投遞環(huán)節外包成本下降21.11％，壓降金額731萬(wàn)元。
信陽(yáng)市郵政分公司通過(guò)盤(pán)活自有人員和自有車(chē)輛，將信陽(yáng)至廣州郵路由委辦改為自辦，通過(guò)盤(pán)活自有人員和自有牽引車(chē)輛，整體委辦運費減少300萬(wàn)元。同時(shí)，還將駕駛員、自有車(chē)輛的日均行駛里程分別提升至600公里、700公里以上；建立全口徑用工管控機制，緊盯自有人員定額達標，聚焦結構性冗員環(huán)節，嚴審業(yè)務(wù)外包方案，將優(yōu)化出的自有人員充實(shí)到攬投等一線(xiàn)生產(chǎn)及網(wǎng)點(diǎn)保安崗位，2023年優(yōu)化自有人員260人，節約外包費約1282萬(wàn)元。
面對客服業(yè)務(wù)外包缺少勞動(dòng)定額的情況，河南省分公司外包專(zhuān)班成立伊始，就會(huì )同服務(wù)質(zhì)量部、人力資源部赴洛陽(yáng)、漯河、安陽(yáng)等地開(kāi)展勞動(dòng)定額寫(xiě)實(shí)，將每個(gè)工單處理流程、環(huán)節、步驟進(jìn)行拆分，以秒為單位，測算出各類(lèi)工單的勞動(dòng)定額，以定額的固定促進(jìn)客服外包定價(jià)模型的科學(xué)化，目前已相繼完成了7個(gè)市分公司區域客服和2個(gè)單位主動(dòng)客服外包方案的審核、采購簽報及合同簽訂等工作。
2023年，河南省分公司嚴把業(yè)務(wù)外包方案審核關(guān)，推動(dòng)全省寄遞業(yè)務(wù)三個(gè)環(huán)節外包平均單價(jià)水平居全國郵政領(lǐng)先位置，其中，收寄環(huán)節居第3位，內部處理環(huán)節居第4位，投遞環(huán)節居第4位。