點(diǎn)開(kāi)手機上的“湖北郵政資產(chǎn)管理APP”,掃描固定資產(chǎn)上的二維碼,資產(chǎn)類(lèi)別、名稱(chēng)、購入時(shí)間、原值、累計折舊等信息輕松可見(jiàn)。資產(chǎn)管理人員也由此告別了查找資料要攀高爬低、翻箱倒柜的狀況。被大家親切地稱(chēng)為“管家婆”的湖北郵政資產(chǎn)管理系統,可以不受時(shí)間和空間限制,實(shí)時(shí)提供便捷、智能的資產(chǎn)查詢(xún)、掃碼盤(pán)點(diǎn)等個(gè)性化功能,讓資產(chǎn)清查和管理工作變得SoEasy(很容易)!
湖北省郵政分公司率先在全國郵政運用全生命周期資產(chǎn)管理理念搭建的資產(chǎn)管理系統,依托“資產(chǎn)二維碼”和“湖北郵政資產(chǎn)管理APP”兩大互聯(lián)網(wǎng)工具,升級資產(chǎn)管理手段,實(shí)現資產(chǎn)的可視化和數字化。隨著(zhù)資產(chǎn)管理系統的全面應用,湖北省分公司大到土地、房屋,小到筆記本電腦、照相機的10萬(wàn)余筆固定資產(chǎn)都納入了系統管理,可有效保證每項資產(chǎn)在全生命周期管理過(guò)程中的連續性,讓資產(chǎn)來(lái)源可追溯、去向可追蹤,全程可監控、責任可追究。
湖北省分公司在財務(wù)數字化方面的探索,遠不止資產(chǎn)管理可視化和數字化,他們做的還有很多……
試水風(fēng)險管理智能化
從2019年開(kāi)始,湖北省分公司員工報銷(xiāo)增值稅發(fā)票時(shí)就多了一個(gè)程序,先要拿到財務(wù)部門(mén)查驗。財務(wù)部門(mén)會(huì )通過(guò)“智慧財稅共享服務(wù)管理平臺”對發(fā)票進(jìn)行數字化管理:在對增值稅發(fā)票的真偽進(jìn)行查驗后,查詢(xún)記錄以及發(fā)票數據會(huì )持久保存,并生成發(fā)票報賬確認單,實(shí)現發(fā)票查驗和報賬一體化。通過(guò)查驗和報賬規則數字化控制,簡(jiǎn)化報賬流程、防范發(fā)票重復報賬,并滿(mǎn)足會(huì )計檔案管理要求。
防范發(fā)票重復報賬只是“智慧財稅共享服務(wù)管理平臺”的功能之一。該平臺基于財務(wù)共享服務(wù)中心建設理念,采用智能技術(shù)、云技術(shù)、大數據等科技手段,對財稅數據的采集、存儲、分析及運用,實(shí)施財稅全價(jià)值鏈管理、資產(chǎn)化共享管理、可視化監控管理和智能化發(fā)票管理。該平臺還以發(fā)票查驗、開(kāi)票、納稅申報等沉淀的數據資產(chǎn)為載體,依托云計算和大數據分析,借助電子地圖、儀表盤(pán)、柱狀圖、折線(xiàn)圖等形式開(kāi)展財稅可視化“五大看板”監控,呈現形象、直觀(guān)、清晰的財稅風(fēng)險管控視角,及時(shí)預警和提示稅務(wù)風(fēng)險,提高企業(yè)對風(fēng)險管控的針對性和時(shí)效性,輔助管理決策。
納稅申報自動(dòng)化,提高稅務(wù)管理效率。這項功能聽(tīng)起來(lái)高大上,實(shí)際運用能力也很強大。依托納稅申報流程再造、技術(shù)融通等手段,依據金稅三期、ERP等系統源頭數據,平臺可自動(dòng)完成單體申報表提取、歸集和計算。各分支機構一鍵生成、上報納稅增值稅單體報表,總機構一鍵完成全省增值稅報表匯總、分稅及申報納稅操作,全面提高總、分機構增值稅申報效率和申報納稅質(zhì)量。2020—2021年,湖北省分公司通過(guò)該平臺節省12萬(wàn)工時(shí),減稅、降費3.57億元。
4月18日,登錄財務(wù)共享平臺的主辦會(huì )計李凌收到一條彈窗提示:某市郵政分公司員工有一筆從個(gè)人賬戶(hù)轉賬到收入戶(hù)276元的資金,請及時(shí)核查。李凌馬上在平臺內提取該筆資金的繳款信息,并下達稽查通知。該市分公司對此進(jìn)行取證,最終證明該筆報刊款系員工個(gè)人訂閱。會(huì )計中心據此給出管理意見(jiàn):此行為是員工作為客戶(hù)購買(mǎi)企業(yè)服務(wù),不屬于個(gè)人賬戶(hù)歸集資金,不存在資金歸集違規行為。這一筆記錄,將會(huì )在系統內繼續保存,并根據該員工連續的財務(wù)行為為其“畫(huà)像”。
利用RPA技術(shù),湖北省分公司已實(shí)現全量監控資金收支流水,全面強化過(guò)程合規管控。通過(guò)整合資金收支數據,可以對全省大額現金繳款、個(gè)人賬戶(hù)歸集、員工墊付報賬款、雙限賬戶(hù)超范圍使用、收支賬戶(hù)間資金調動(dòng)等異常收付事項和未達賬項進(jìn)行監控,及時(shí)發(fā)現和定位資金管理存在的風(fēng)險點(diǎn)。
除此之外,湖北省分公司還嘗試利用AI技術(shù)定期對各市(州)郵政分公司進(jìn)行風(fēng)險畫(huà)像,深入業(yè)務(wù)前端,參與業(yè)務(wù)模式及產(chǎn)品分析,準確識別風(fēng)險點(diǎn),分級預警,綜合運用風(fēng)險預警和系統控制等手段,實(shí)現財務(wù)風(fēng)險“早發(fā)現、早預警、早處理”。
推動(dòng)業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化
4月2日凌晨,湖北郵政會(huì )計核算中心,5臺電腦屏幕閃爍著(zhù)亮光,而辦公桌前卻空無(wú)一人,是員工一時(shí)粗心忘了關(guān)電腦?不!是財務(wù)機器人正“孜孜不倦”地提取著(zhù)上月已入賬財務(wù)數據,按照預設的檢驗關(guān)系進(jìn)行數據比對檢驗,生成預警信息。全部工作將在早上8點(diǎn)前完成,靜待各賬套“小主”的認領(lǐng)、核實(shí)、調整。
早在五年前,湖北省分公司的員工就已經(jīng)體驗到了報賬速度的變化。那正是一期財務(wù)機器人“上崗”的功勞。湖北郵政會(huì )計核算中心副總經(jīng)理王東介紹:“在財務(wù)機器人的應用上,我們首先關(guān)注的是事務(wù)性工作的效率提升。機器人承擔了大量重復、簡(jiǎn)單卻不可或缺的工作,避免了人工加工數據的差錯,有效提升了數據質(zhì)量和工作效率?!?nbsp;
在財務(wù)機器人一期項目上,湖北省分公司選擇了和第三方合作開(kāi)發(fā)。二期建設則以自有力量為主進(jìn)行研發(fā)。二期項目打通了內部系統的壁壘和數據孤島,實(shí)現了ERP系統與湖北郵政自建財務(wù)信息系統之間的信息交換。目前已上線(xiàn)運行報銷(xiāo)、應付款項、往來(lái)、票據等系統之間數據自動(dòng)化集成功能,每年可節省1320個(gè)小時(shí),效率提升1.4倍。聽(tīng)基層員工的反饋,仿佛置身“夸夸群”:自主開(kāi)發(fā)響應速度更快,功能針對性更強,應用拓展更便利……而通過(guò)財務(wù)機器人項目實(shí)施流程自動(dòng)化,財務(wù)人員對機器人的交互模式、技術(shù)可行性有了更多理解,對湖北郵政技術(shù)轉型及業(yè)務(wù)智能化也有了更清晰的方向性指引。
營(yíng)收資金歸集流程自動(dòng)化來(lái)自管理的需要,也是基層適應客戶(hù)電子支付的迫切需求。2021年11月上線(xiàn)的“湖北郵政電子收款平臺”小程序(下文簡(jiǎn)稱(chēng)“收款小程序”)就有效解決了這一難題。
4月17日,在荊州市荊州區彌市鎮天保村村民蔡國其家,投遞員佘振先交接完15袋復合肥后,點(diǎn)開(kāi)微信上的收款小程序生成動(dòng)態(tài)收款碼。蔡國其手機掃碼,“嘀”的一聲,付款成功。這筆資金將在第二天自動(dòng)清分至荊州市郵政分公司分銷(xiāo)專(zhuān)戶(hù)中。
收款小程序采用了“端+云”模式,基于微信程序C端和WEB端搭建電子收款支撐管理平臺。收款小程序實(shí)現了對所有網(wǎng)點(diǎn)、員工、業(yè)務(wù)、場(chǎng)景全覆蓋,還可根據業(yè)務(wù)類(lèi)型自動(dòng)清分至指定銀行賬戶(hù)。內部管理的便利性更是明顯:收款員工可以在手機端查詢(xún)訂單;業(yè)務(wù)、財務(wù)部門(mén)可在PC端實(shí)現收款員信息管理、賬戶(hù)管理、訂單管理及數據統計;各經(jīng)營(yíng)單位可以根據管理需求,靈活選擇“資金秒到”或“D+1”模式……
負責該項目的湖北省分公司財務(wù)部李雨告訴記者:“收款小程序在滿(mǎn)足基層電子收款需求的同時(shí),有效遏制大額資金歸集、個(gè)人賬戶(hù)歸集風(fēng)險,受到廣泛歡迎。收款小程序自上線(xiàn)以來(lái),已累計收款超過(guò)50萬(wàn)筆,收款金額達4.2億元?!?/p>
探索項目開(kāi)發(fā)前瞻化
“系統上線(xiàn)后,每天自動(dòng)獲取源頭數據,平臺自動(dòng)處理實(shí)時(shí)生成資金的流向、流量和存量數據,方便領(lǐng)導和財務(wù)人員掌握企業(yè)資金狀況,及時(shí)調度企業(yè)資金,提高資金周轉效率?!?月15日,十堰市郵政分公司財務(wù)部吳帆向記者展示最新的“資金流入分析實(shí)時(shí)表”,在系統上線(xiàn)前,她只能在次月初耗時(shí)幾天,手工整理出上月企業(yè)資金流入、流出情況,信息嚴重滯后且工作量大。這一系統,是剛剛在十堰、潛江兩個(gè)郵政分公司試點(diǎn)的“資金智慧管理平臺”。
著(zhù)眼于升級資金管理手段,有效防范資金風(fēng)險,提高資金管理的效率,湖北省分公司自主研發(fā)了該平臺。通過(guò)一鍵出數,資金分析月報變日報,精確監控全級次、全過(guò)程、全專(zhuān)業(yè)的資金流量、流向,實(shí)現資金運營(yíng)過(guò)程全覆蓋、全景化、實(shí)時(shí)化管理;同時(shí),建立健全資金風(fēng)險監控預警機制,降低企業(yè)資金風(fēng)險。
“如果資金的流量、流向和存量情況能通過(guò)圖表形式來(lái)表現就更直觀(guān)了?!睂τ趨欠慕ㄗh,開(kāi)發(fā)團隊回應,這一功能已被提上開(kāi)發(fā)日程,可視化功能很快就會(huì )走進(jìn)現實(shí)。湖北省分公司正在進(jìn)行全局性謀劃財務(wù)數字化轉型,探索和構建具有前瞻性的模式,服務(wù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理。
怎么給寄遞客戶(hù)報價(jià)?對于荊州市沙市區郵政分公司快遞包裹部業(yè)務(wù)管理員譚超來(lái)說(shuō)不算難事。他會(huì )對客戶(hù)寄遞包裹的數量、內件、尺寸、重量、路向等因素進(jìn)行綜合考量后給出報價(jià)。雖然是一個(gè)有15年從業(yè)經(jīng)驗的“老司機”,但他對每一個(gè)客戶(hù)的損益并沒(méi)有十足的把握,已經(jīng)開(kāi)始測試的“寄遞內部結算與損益分析系統”能有效解決他的問(wèn)題。業(yè)務(wù)管理員通過(guò)系統了解客戶(hù)不同路向、不同產(chǎn)品的發(fā)件量、資費水平、折扣率、重量單價(jià)等數據,以及收寄成本、結算成本、毛利等信息,從中選出盈利水平高的優(yōu)勢路線(xiàn)重點(diǎn)營(yíng)銷(xiāo),并提供報價(jià)折扣。新系統對接包快業(yè)務(wù)和財務(wù)數據,多維度展示包快業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)量、收入、成本、損益等數據信息,開(kāi)展郵件、產(chǎn)品、項目、客戶(hù)、線(xiàn)路、郵路等損益分析,從而實(shí)現包括定價(jià)指導在內的寄遞業(yè)務(wù)項目管理、運行評價(jià)、結算標準制定及結算數據稽核等功能,提高精細化管理水平,為寄遞業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)決策提供數據支撐。隨著(zhù)這一系統的應用和完善,湖北郵政寄遞業(yè)務(wù)降本增效工作將再上新臺階。