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試水資產(chǎn)管理數字化

——湖北省分公司全生命周期實(shí)物資產(chǎn)管理系統應用小記
中國郵政報記者 周唯2021-07-28來(lái)源:中國郵政報

部門(mén)兼職資產(chǎn)管理員運用APP了解固定資產(chǎn)情況。

  資產(chǎn)編號:××××;資產(chǎn)名稱(chēng):郵區中心局;資產(chǎn)類(lèi)別:鋼筯混凝土框架房屋;購入時(shí)間、資產(chǎn)原值、累計折舊、產(chǎn)權證號……7月12日,湖北省黃石市郵政分公司財務(wù)部資產(chǎn)管理專(zhuān)員吳玉其用“湖北資產(chǎn)管理APP”掃描郵件處理中心大樓的資產(chǎn)管理卡片后,11項資產(chǎn)清查數據立刻清晰地顯示在手機上。這是業(yè)已投入運營(yíng)的湖北郵政全生命周期實(shí)物資產(chǎn)管理系統(下文簡(jiǎn)稱(chēng)資產(chǎn)管理系統)為吳玉其這樣的資產(chǎn)管理人員帶來(lái)的工作便利。依托這一系統平臺,湖北省分公司開(kāi)始試水資產(chǎn)管理數字化,邁向數字化轉型之路。 

  辦理資產(chǎn)“身份證” 

  固定資產(chǎn)全生命周期管理(LCAM)是以固定資產(chǎn)作為管理對象,從系統的整體目標出發(fā),基于經(jīng)濟生命統籌考慮資產(chǎn)的投資規劃、采購建設、管理使用和退出報廢的全過(guò)程。湖北省分公司運用全生命周期資產(chǎn)管理理念,利用二維碼和APP等信息化管理手段,搭建資產(chǎn)管理系統,實(shí)現了全省各級郵政企業(yè)固定資產(chǎn)數字化管理。 

  2019年,作為兩家試運營(yíng)資產(chǎn)管理系統的地市級分公司之一,天門(mén)市郵政分公司以最新導出的資產(chǎn)臺賬為基礎,根據資產(chǎn)類(lèi)別分類(lèi)篩選匯總,前往各單位實(shí)地資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)。清查小組在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現:部分需報損、報廢或作其他處置的固定資產(chǎn)仍然“躺”在臺賬上;一些實(shí)物信息與資產(chǎn)資料不相符;資產(chǎn)掛賬部門(mén)壓根不知道這筆資產(chǎn)……而要發(fā)現這些問(wèn)題,除了大規模清查,幾乎找不到其他有效的方式。財務(wù)人員都知道,資產(chǎn)清查耗時(shí)費力,好在這是他們最后一次用這種原始方式進(jìn)行資產(chǎn)盤(pán)點(diǎn)了。以后,用“郵我行”下載的APP掃碼即可了解資產(chǎn)的全部數據,一切都將變得簡(jiǎn)單! 

  也正是這次經(jīng)歷,讓清理小組認識到固定資產(chǎn)數字化管理的必要性和迫切性。天門(mén)市分公司及時(shí)處理逾齡資產(chǎn),全面落實(shí)固定資產(chǎn)實(shí)物管理的各項基礎信息,特別是針對一些實(shí)物信息與資產(chǎn)資料不相符的情況,對相關(guān)信息及時(shí)補充、修改、調整。很快,天門(mén)市分公司就嘗到了資產(chǎn)管理數字化帶來(lái)的甜頭兒,為資產(chǎn)管理系統在全省順利上線(xiàn)打好基礎。 

  隨著(zhù)資產(chǎn)管理系統全面應用,全省郵政大到土地、房屋,小到筆記本電腦、照相機的6.5萬(wàn)筆固定資產(chǎn)都納入了系統管理,對所有資產(chǎn)按統一的規則進(jìn)行資產(chǎn)編碼。每項資產(chǎn)僅有一個(gè)資產(chǎn)二維碼“身份證”,有效保證每項資產(chǎn)在全生命周期管理過(guò)程中的連續性,讓資產(chǎn)來(lái)源可追溯、去向可追蹤,全程可監控、責任可追究。 

  明確資產(chǎn)“監護人” 

  對資產(chǎn)管理部門(mén)而言,如果沒(méi)有一個(gè)公開(kāi)透明的資產(chǎn)管理平臺,容易形成參與資產(chǎn)管理的各單位、各部門(mén)在管理銜接工作中掌握信息不對稱(chēng)或不全面,容易導致固定資產(chǎn)賬實(shí)不相符的情況。例如:固定資產(chǎn)發(fā)生更換、報廢或轉移等變化,財務(wù)賬上無(wú)法實(shí)現實(shí)時(shí)的賬務(wù)處理。由于缺乏有效銜接和整體協(xié)調性,造成賬實(shí)不符。 

  湖北省分公司通過(guò)資產(chǎn)管理系統搭建了全員參與的縱向到底、橫向到邊、動(dòng)態(tài)清晰、權責明確的資產(chǎn)管理網(wǎng)絡(luò )體系,形成了資產(chǎn)歸口管理部門(mén)、財務(wù)部門(mén)和使用部門(mén)的“三位一體”的協(xié)同管理機制。從縱向來(lái)看,資產(chǎn)管理系統實(shí)現了從省分公司下沉穿透至各級郵政企業(yè)管理層級,最終將資產(chǎn)管理延伸至郵政企業(yè)最末端。從橫向來(lái)看,資產(chǎn)管理系統實(shí)現了資產(chǎn)使用管理職責的落實(shí)和明確,在資產(chǎn)清分時(shí),各項實(shí)物資產(chǎn)須明確資產(chǎn)使用管理責任部門(mén)和責任人,確保資產(chǎn)日常維護和安全完整。 

  資產(chǎn)管理系統創(chuàng )新性地實(shí)現了與ERP系統價(jià)值數據關(guān)聯(lián)和同步,確保賬、卡、實(shí)相符。根據ERP卡片編號唯一性的特征,將ERP卡片編號錄入實(shí)物資產(chǎn)管理系統,建立賬實(shí)兩個(gè)系統的關(guān)聯(lián),按月提取ERP系統資產(chǎn)模塊的原值和折舊等資產(chǎn)會(huì )計信息,每月6日前完成資產(chǎn)管理系統價(jià)值信息更新,實(shí)現了實(shí)物管理同價(jià)值管理的有機統一。湖北省分公司會(huì )計中心核算主管肖倩介紹,資產(chǎn)管理系統記錄著(zhù)企業(yè)資產(chǎn)的“生命價(jià)值”。同時(shí),也動(dòng)態(tài)記錄資產(chǎn)的“生老病死”全過(guò)程。 

  當好資產(chǎn)“大管家” 

  6月15日,湖北省分公司會(huì )計核算中心會(huì )計鄧曉莉根據宜昌市郵政分公司在資產(chǎn)管理系統上的付款申請,向廠(chǎng)家支付了一筆采購會(huì )議設備的款項。鄧曉莉說(shuō),省分公司是否付款,取決于市(州)分公司是否在資產(chǎn)管理系統內統購入庫,這也是資產(chǎn)管理系統控制的關(guān)鍵節點(diǎn),相當于線(xiàn)下工程資金支付時(shí)需要提交實(shí)物驗收單。資產(chǎn)管理系統的強大還體現在,向前可追溯投資計劃、項目、合同、請款等數據信息;往后可查明資產(chǎn)購入、調撥、維修、報廢等數據信息,破解了資產(chǎn)的信息孤島和碎片化,為資產(chǎn)精細化管理、投資資源配置、項目投資效益評價(jià)提供了準確數據分析和科學(xué)管理手段。 

  湖北省分公司還將價(jià)值在2000~5000元的高值耗材納入資產(chǎn)管理系統管理。同時(shí),在報賬流程上明確,報銷(xiāo)須嚴格實(shí)行“先錄入再報賬”,各報賬單位須將購入的高值耗材錄入資產(chǎn)管理系統,并打印“資產(chǎn)二維碼”標簽且貼于實(shí)物資產(chǎn)醒目位置;報銷(xiāo)報賬時(shí),以高值耗材臺賬和“資產(chǎn)二維碼”作為原始憑證提交報賬。此項舉措倒逼各級郵政企業(yè)建立高值耗材登記保管的管理制度,實(shí)現了高值耗材視同固定資產(chǎn)管理,有效確保了國有資產(chǎn)的安全和完整。據高值耗材臺賬顯示,已納入資產(chǎn)管理系統管理的高值耗材有7.3萬(wàn)筆。 

  資產(chǎn)管理系統運用最大的變化在于,借助資產(chǎn)管理手段、方法、流程和考核等一系列重大轉型和創(chuàng )新,大家牢固樹(shù)立了資產(chǎn)管理理念,強化了資產(chǎn)管理主體責任意識。各資產(chǎn)管理部門(mén)各就其位、各司其職、各負其責,共同提高資產(chǎn)管理效率和運營(yíng)效益,有效解決了資產(chǎn)管理不善、職責分工不明、價(jià)值管理不清、流程管控不暢等痛點(diǎn)及難點(diǎn)問(wèn)題。 

  “資產(chǎn)管理系統的運用實(shí)現了設備的全流程管控,為科學(xué)投資和管理設備提供了強有力的平臺支撐?!闭劦劫Y產(chǎn)管理系統,荊州市郵政分公司市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)部信息技術(shù)中心主管陳可松有著(zhù)更多的期待。他希望資產(chǎn)管理系統在做好“財務(wù)管家”的同時(shí),能考慮與信息技術(shù)等部門(mén)系統的數據共享和信息互通,從而成為“大內總管”。 

  湖北省分公司財務(wù)部總經(jīng)理丁忠表示,資產(chǎn)管理系統是資產(chǎn)管理創(chuàng )新升級的一次有益探索和實(shí)踐,在全國郵政系統屬于首創(chuàng ),具有里程碑的意義,也將為全國郵政固定資產(chǎn)管理數字化轉型提供可以借鑒的“湖北經(jīng)驗”。