網(wǎng)點(diǎn)瘦身記
——安徽亳州市分行網(wǎng)點(diǎn)檔案清理工作側記網(wǎng)點(diǎn)作為銀行最基層的單位，事務(wù)性工作繁雜，既需要提供基礎金融服務(wù)，又要拓展市場(chǎng)、維護客戶(hù)。在日常工作中，打印資料多，檔案遺留問(wèn)題包袱重，已成為網(wǎng)點(diǎn)之痛。如何讓網(wǎng)點(diǎn)“輕裝上陣”，成為擺在郵儲銀行安徽省亳州市分行領(lǐng)導案頭迫切需要解決的問(wèn)題。
亳州市分行以解決網(wǎng)點(diǎn)檔案難題、優(yōu)化網(wǎng)點(diǎn)工作事項、提高網(wǎng)點(diǎn)效率為目標，直面難題，倡導精細管理，今年在安徽郵儲系統內率先開(kāi)展網(wǎng)點(diǎn)檔案清理及工作事項優(yōu)化工作，并取得階段性成效。經(jīng)過(guò)優(yōu)化，該分行日前實(shí)現每日網(wǎng)點(diǎn)少打報表14張，打印時(shí)間由20分鐘縮減為5分鐘，手工登記簿減少16種，登記時(shí)間縮減一半，累計銷(xiāo)毀滿(mǎn)6個(gè)月ATM流水紙5500卷，累計移交網(wǎng)點(diǎn)留存檔案200箱（6000冊左右），為網(wǎng)點(diǎn)節約面積50平方米，有效減少了網(wǎng)點(diǎn)每日打印內容，降低了網(wǎng)點(diǎn)柜面人員手工登記工作的勞動(dòng)強度，減輕了網(wǎng)點(diǎn)工作量及檔案留存壓力。
“診”網(wǎng)點(diǎn)“難瘦”之痛
“我們網(wǎng)點(diǎn)場(chǎng)地本來(lái)就小，又沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的檔案保管室，您看這留存打印的報表都快把接待室堆滿(mǎn)了，旺季已經(jīng)到了，我們怎么接待客戶(hù)??！”亳州市分行一名網(wǎng)點(diǎn)支行長(cháng)無(wú)奈地說(shuō)。
亳州市分行調查發(fā)現網(wǎng)點(diǎn)每日打印留存各類(lèi)報表有25種，手工登記簿37種，且網(wǎng)點(diǎn)留存檔案從未進(jìn)行銷(xiāo)毀。對于哪些報表應該留存、應該保存多長(cháng)時(shí)間，哪些報表不用留存，沒(méi)有相關(guān)制度文件進(jìn)行明確。網(wǎng)點(diǎn)人員根據以往傳下來(lái)的工作慣例和經(jīng)驗進(jìn)行報表打印和手工登記簿登記。
“要打印的報表和手工登記簿實(shí)在太多，有的甚至還是重復的，我們需要花費大量的時(shí)間才能完成這些看似簡(jiǎn)單的工作?！辟裰菔蟹中姓厩奥分心彻駟T介紹說(shuō)。
據悉，在全省乃至全國郵儲銀行網(wǎng)點(diǎn)，辦理業(yè)務(wù)需要打印的報表和登記簿數量都很多，此項工作非常繁雜并占用大量人工時(shí)間，且日積月累的各類(lèi)報表和登記簿無(wú)法及時(shí)歸檔或銷(xiāo)毀，導致網(wǎng)點(diǎn)檔案越積越多，占用大量空間，給網(wǎng)點(diǎn)帶來(lái)極大的管理負擔。如何讓網(wǎng)點(diǎn)“瘦”下來(lái)，解決網(wǎng)點(diǎn)之痛，亳州市分行率先攻堅網(wǎng)點(diǎn)“文山”難題。
“開(kāi)”網(wǎng)點(diǎn)“變瘦”之方
針對網(wǎng)點(diǎn)“瘦身”難題，亳州市分行組織人員對網(wǎng)點(diǎn)所有的報表和登記簿進(jìn)行整理、梳理，明確哪些該要哪些不該要，并由行長(cháng)專(zhuān)題會(huì )進(jìn)行研究討論，目的就是要徹底解決基層這一難題，讓基層員工從各種“表”“簿”的束縛中解放出來(lái)。
為確保該項工作有效落地實(shí)施，亳州市分行領(lǐng)導多次召集檔案管理部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)、風(fēng)險合規和運營(yíng)管理部門(mén)，就網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)檔案留存現狀、清理流程、試點(diǎn)選擇、推廣計劃等進(jìn)行論證，并成立由分管行長(cháng)擔任總指揮的網(wǎng)點(diǎn)檔案清理工作指揮部，全程組織、協(xié)調、督導此次網(wǎng)點(diǎn)檔案清理工作。
經(jīng)研究決定，簡(jiǎn)化網(wǎng)點(diǎn)日報單打印留存事項，簡(jiǎn)化并統一網(wǎng)點(diǎn)各類(lèi)登記簿，銷(xiāo)毀滿(mǎn)6個(gè)月ATM機打交易流水紙，規范網(wǎng)點(diǎn)留存檔案管理。該分行選定站前路支行作為試點(diǎn)率先開(kāi)展檔案清理工作，并派專(zhuān)人到支行協(xié)助網(wǎng)點(diǎn)現場(chǎng)解決清理過(guò)程遇到的問(wèn)題。站前路支行檔案清理完成后，該行及時(shí)總結經(jīng)驗，本著(zhù)網(wǎng)點(diǎn)簡(jiǎn)單、可操作、標準量化的原則，明確系統中有記錄的不再打印留存，系統中有電子數據的不再手工登記，最大限度地減輕網(wǎng)點(diǎn)負擔。
“?！本W(wǎng)點(diǎn)“瘦身”之招
如何讓成功“瘦身”的網(wǎng)點(diǎn)保持好的“身材”，防止“文山”問(wèn)題反彈，亳州市分行拿出了后續治療妙招。
根據網(wǎng)點(diǎn)留存檔案實(shí)際需要，該分行統一定制并購買(mǎi)標準檔案整理箱。原來(lái)擺放方式為蛇皮袋封裝、破紙箱隨手堆放，需要調閱時(shí)無(wú)從下手查找。目前整理完成后，統一封裝入箱，附有檔案明細，按照時(shí)間先后順序查找方便。按照檔案移交流程及時(shí)移交市（縣）行檔案管理部門(mén)。對于保存期滿(mǎn)的檔案按照檔案銷(xiāo)毀程序統一進(jìn)行銷(xiāo)毀，保存期未滿(mǎn)的檔案則由市（縣）檔案管理部門(mén)繼續集中保管。
同時(shí)，為進(jìn)一步規范后續網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)檔案的整理、裝訂、保管、利用等工作，保證檔案的安全、完整，有效保護及利用，該分行制定了《網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)檔案管理實(shí)施細則（試行）》，對網(wǎng)點(diǎn)需留存業(yè)務(wù)檔案種類(lèi)及保管年限、檔案的整理、檔案的歸檔與保管、檔案調閱、鑒定及銷(xiāo)毀等進(jìn)行了詳細規定。通過(guò)制度的形式，對網(wǎng)點(diǎn)檔案進(jìn)行全流程、系統化管理，確保網(wǎng)點(diǎn)檔案管理工作合規、合法。
“以前網(wǎng)點(diǎn)是負重前行，現在終于可以輕裝上陣了?！辟裰菔蟹中械谝粋€(gè)完成檔案清理工作的站前路支行行長(cháng)激動(dòng)地說(shuō)?！跏Y沖